27. Regelsæt for legepladser
Regelsæt for legepladsrepræsentanters ansøgninger, indkøb af materialer eller leverancer samt indretning og opstilling af legeredskaber.
1. Generelt
1.1 Det under afdelingsmødet godkendte budget fastlægger størrelsen af det beløb, der står til rådighed for gårdene og blokkene til anskaffelse, vedligeholdelse af gårdmiljø, legeredskaber og etablering af faldunderlag. Halvdelen af beløbet, der står til rådighed for de pågældende gårde og blokke, er reserveret til indkøb af legepladsudstyr eller vedligeholdelse heraf.
1.2 Legeredskaber og legepladsers indretning skal udføres i henhold til Bygningsreglementets bestemmelser og relevante nationale/europæiske standarder på området. Grantoftens Kontor kan til enhver tid skride ind, såfremt der er begrundet formodning om, at gældende regler ikke overholdes.
1.3 Miljøudvalget indkalder alle beboervalgte legepladsrepræsentanter til et fælles statusmøde i løbet af foråret, hvor relevante emner drøftes blandt legepladsrepræsentanter, repræsentanter fra miljøudvalget og Grantoftens Kontor.
1.4 Miljøudvalget informerer legepladsrepræsentanterne om eventuelle ændringer af regler, standarder m.m. Supplerende oplysninger kan indhentes ved henvendelse til Grantoftens Kontor, som tillige ligger inde med gældende bestemmelser og relevante standarder til gennemsyn.
2. Opgaver og tidsfrister
2.1 Legepladsrepræsentanterne skal sikre, at beboerne i de pågældende gårde og blokke er orienteret om muligheden for indkøb af materialer eller leverancer i henhold til nærværende regelsæt, og at beboerne træffer afgørelse om, hvilke indkøb der i givet fald ønskes foretaget. 2.2 Senest den 1. april fortages sikkerhedseftersyn af legepladserne af en autoriseret legepladsinspektør. Med baggrund i rapporten fra legepladsinspektøren indhentes tilbud på udførelse af det sikkerhedsmæssige arbejde. Det beløb, som tidligere blev i budgettet til en ny legeplads bruges på sikkerhedscheck og eventuelt råd og svamp i legeredskaber. Eventuelt resterende beløb kan søges af de enkelte områder efter 31. august.
2.3 Senest den 1. juni skal legepladsrepræsentanterne meddele Grantoftens Kontor, om gården eller blokken er interesseret i helt eller delvist at anvende rådighedsbeløbet. I modsat fald vil beløbet kunne anvendes til andet formål.
2.4 Senest den 31. august skal legepladsrepræsentanterne fremsende gårdens eller blokkens eget udkast til regnskab over forbrugte midler til Grantoftens Kontor, hvilket efterfølgende sammenholdes med kontorets. Det bevilgede beløb må ikke overskrides.
2.5 Senest den 1. oktober skal anmodninger om udstedelse af rekvisitioner være indleveret, idet Grantoftens Kontor herefter ikke udsteder flere rekvisitioner for det pågældende år.
2.6 Senest den 1. november skal alle udstedte rekvisitioner af hensyn til regnskabsafslutningen være anvendt.
3. Procedure for indkøb
3.1 Alle legepladsrepræsentanter skal påtegne et underskriftsbilag til Grantoftens Kontors brug og sikkerhed for, at rekvisitioner kun udstedes til de valgte legepladsrepræsentanter.
3.2 Legepladsrepræsentanterne sørger selv for indhentning af tilbud på ønskede materialer eller leverancer. Grantoftens Kontor oplyser gerne navne på de håndværksmestre og/eller leverandører, der sædvanligvis anvendes i Grantoften.
3.3 Der udarbejdes en liste med angivelse af ordrens art, pris inkl. moms, leverandør eller håndværksmester samt hvor og hvornår materialerne ønskes leveret. Listen udgør grundlaget for rekvisitionsanmodningen, som underskrives af 2 ansvarlige legepladsrepræsentanter og afleveres til Grantoftens Kontor.
3.4 Ordrer rekvireres af Grantoftens Kontor efter godkendelse ved udstedelse af en rekvisition. Indkøb af f.eks. elektrisk håndværktøj og andre større maskiner kan ikke godkendes, men disse kan i særlige tilfælde lånes på materialegården efter nærmere aftale og mod kvittering.
3.5 Når materialerne afhentes af eller modtages af en af de ansvarlige legepladsrepræsentanter, skal den medfølgende følgeseddel underskrives og afleveres hurtigst muligt til Grantoftens Kontor til godkendelse og ekspedition af de indkomne regninger.
3.6 Ved nyindretning af hele områder/legepladser skal der udarbejdes tegningsmateriale og tilbud, som tilsendes Grantoftens Kontor til godkendelse. Dette materiale søges udarbejdet af legeredskabsleverandøren i samarbejde med legepladsrepræsentanterne og skal indeholde oplysninger om indretning, legeredskabstyper, faldunderlag og sikkerhedsafstande.
3.7 Legepladsrepræsentanterne sørger for at færdigmelde eventuelt nyopsatte og ændrede legeredskaber til Grantoftens Kontor, som straks efter færdigmeldingen foretager eftersyn sammen med de pågældende legepladsrepræsentanter.